سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی یا BPMS سیستمی می‏باشد که از روشی نظام‌مند و یکپارچه برای طراحی، اجرا و کنترل فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌کند. فرآیند به دنباله‌ای از فعالیت‌ها گفته می‌شود که یکی پس از دیگری به جریان می‌افتند و با تشکیل‌دادن مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، یک یا چند ورودی را به یک یا چند خروجی تبدیل می‌کنند. به‌عنوان مثال در یک سازمان یک فرایند می‌تواند گرفتن مشخصات شخصی و آدرسی شخص براساس شخصیت حقیقی یا حقوقیش باشد که این فرایند با استفاده از یک یا چند فرم صورت می‌پذیرد. BPMS سیستمی است که می‌تواند برای هریک از فرآیندهای سازمان به‌صورت خودکار طرح ریزی کرده و فرم و ... بسازد و همه را به صورت یکپارچه در کنار هم قرار بدهد.

جریان کار مجموعه‌ای از گام‌هایی است که ما به آنها پلاگین می‌گوییم. این گام‌ها در یک محیط گرافیکی به گونه‌ای به یکدیگر متصل می‌گردند تا بتوانند یک پروسه کاری را پیاده‌سازی نمایند. گام‌ها می‌توانند ارسال ایمیل، فراخوانی وب‌سرویس، ذخیره‌سازی یک مقدار درون پایگاه داده‌ها، ارسال یک وظیفه به سمتی در چارت سازمانی و ... باشند. این جریان کار به صورت یک گراف ایجاد می‌شود. هنگام ایجاد یک تیکت، اجرای جریان کار آغاز شده و تا رسیدن کنترل به نقطه نتهایی ادامه می‌یابد.

• برخی از خصوصیات موتور گردش کار درسا عبارتند از:
• پشتیبانی کامل از پیاده سازی فرآیندهای مدل شده با زبان BPMN
• فراخوانی زیر فرآیندها
• امکان تست و دیباگ در زمان اجرا
• امکان افزودن پلاگین‌های سفارشی
• امکان معلق کردن یک فرآیند برای مدت مشخصی
• امکان تعریف رخدادهایی از نوع زمان (مثلا بعد از یک ساعت کنترل به نقطه دیگری از فرآیند منتقل گردد)
• امکان پیاده‌سازی Parallel Gateway (با پلاگین‌های Duplicate و Join)

اجزا و ماژول‌های موتورهای گردش کار:

Workflow

مجموعه‌ای است از گام‌های اجرایی (در موتور گردش کار درسا به آنها پلاگین گفته می‌شود) که بر اساس ترتیب خاصی اجرا می‌شوند. با استفاده از آن می‌توان یک جریان کار اجرایی را بدون نیاز به کدنویسی و دانش تخصصی برنامه نویسی، پیاده‌سازی نمود. تنها کافیست که گام‌های جریان کار را با استفاده از محیط کاملا گرافیکی موجود در موتور گردش کار درسا پیاده‌سازی نمایید. از بین انواع مختلف و متنوعی از پلاگین‌ها فعالیت مورد نظر را انتخاب نمایید، در جای مناسب در فرآیند قرار دهید تا در زمان مناسب اجرا شوند. اگر پلاگین مورد نظر شما در لیست متنوع از پیش ایجاد‌شده وجود ندارد، به راحتی توسط شما قابل پیاده‌سازی می‌باشد.

Form designer

ساختار داده‌های مورد نیاز درون فرآیندهای سازمانی به راحتی توسط موتور گردش کار درسا قابل پیاده‌سازی می‌باشند. برای این منظور فرمساز قدرتمندی در اختیار شما قرار دارد تا در آن بتوانید هم نوع فیلدها و اقلام اطلاعاتی را در آنها تعریف نمایید(مثلا فیلد نام خانوادگی از نوع رشته می‌باشد) و هم تنظیمات کنترلی که به فیلد مورد نظر Bind می‌شود را مشخص کنید. بنابراین نحوه ی نمایش مقادیر کاملا در کنترل شما خواهد بود. البته همه اینها، بدون نیاز به کد نویسی.

Dispatching & Rule Management

در سازمانها قوانینی وجود دارد که به صورت شروط تودرتو تعریف می‌گردند. به‌عنوان مثال "اگر مبلغ قرار داد از ریال کمتر بود می‌توان ترک تشریفات کرد". این قوانین را می‌توان در موتور گردش کار درسا به صورت متمرکز تعریف، مدیریت و استفاده نمود. قوانین تعریف شده در کلیه فرآیندها قابل استفاده مجدد می‌باشند. باز هم جا دارد به این نکته اشاره کنیم که کلیه موارد گفته‌شده بدون کد نویسی قابل انجام هستند.

Centralized Cartable

هدف موتور گردش کار درسا این است که کارمندان سازمان شما کارهایشان را سریعتر و دقیقتر انجام دهند. بنابراین به جای آنکه یک شخص ابتدا در سیستم دبیر خانه نامه وارده خود را بررسی کند سپس آن را پرینت، هامش نویسی و به یکی دیگر از همکارانش جهت اقدام ارسال نماید، تنها کافی است سراغ کارتابل متمرکز موتور گردش کار درسا برود. در آنجا کلیه فعالیت‌های خودکار سازی شده با قابلیت جتسجتو، مرتب سازی، گزارش گیری و ... قابل مشاهده می‌باشند. پرسنل شما تا انجام گرفتن کامل امور تنها چند کلیک فاصله دارند.

Workflow Integrations

بدون اینکه از داده‌ها و رخدادهای سیستم‌های دیگر در سازمان شما اطلاع داشته باشیم نمی‌توانیم ادعا کنیم که توانسته‌ایم فرآیندهای سازمانی را خودکار سازی نماییم. همچنین جهت ارسال نتایج و داده‌ها به سیستم‌های دیگر در سازمان نیاز است موتور گردش کار درسا به گونه‌ای داده‌های فرآیندها را در اختیار بقیه سیستم‌ها قرار دهد. ما پلاگین‌های مورد نیاز جهت دریافت اطلاعات از دیگر سیستم‌ها و نیز API های خوش ساخت برای ارائه داده‌ها به سیستم‌های داخل سازمان شما را در اختیار داریم. همه این ابزارها توسعه‌پذیر، امن و متنوع در تکنولوژی مورد استفاده هستند.

Easy to Embed

پا فشاری ما بر عدم نیاز به کدنویسی در موتور گردش کار درسا به این معنی نیست که به توسعه‌دهندگان توجهی نشده‌است. بر طبق تجربه در سازمان‌های بزرگ ما به این نتیجه رسیده‌ایم که باید قابلیت توسعه امکانات ابزار را در اختیار برنامه‌نویسان سازمان نیز قرار دهیم. بنابراین شما می‌توانید امکانات موتور گردش کار را به صورت کاملا کاربردی توسط توسعه‌دهندگان خود در موارد مورد نیاز توسعه و گسترش دهید. بنابراین با ما نیازی به محدود کردن خواسته‌هایتان نیست.

Monitoring

• آیا فرآیند خرید یک جنس برای انبار درست کار نمی‌کند؟
• آیا مدیرعامل تصمیم گرفته که درخواست وام یکی از کارمندها برخلاف فرآیند از پیش تعریف شده و بدون نیاز به تایید بخش مالی به صورت سریع انجام گیرد؟
• آیا یکی از کارمندهای شما مدت زیادی است که کارتابل خود را بررسی نکرده و تعداد زیادی وظیفه انجام نشده دارد و شما می‌خواهید تعدادی از آنها را به صورت دستی از کارتابلش خارج کنید؟
• آیا نیاز دارید که بررسی کنید فرآیند مرخصی آقای X از چه مسیرهایی گذشته و توسط چه کسانی تایید شده‌است؟ و ...

Deployment Architecture

هیچ تفاوتی وجود ندارد که اندازه سازمان شما بزرگ، متوسط یا کوچک باشد. بازهم موتورگردش کار درسا می‌تواند برای شما مفید واقع گردد. معماری موتور گردش کار درسا به‌گونه‌ای طراحی و پیاده‌سازی شده که می‌تواند بر اساس سایز و Performance مورد انتظار شما، پیکربندی‌های متفاوتی را پیشنهاد کند.

• Single Server
• External Database Server
• External Web Server
• Three Server Environment
• High Performance Server Environment

User Management

چارت سازمانی یکی از مهمترین ارکان و ابزارهای ایجاد فرآیندهای سازمانی است. مثلا در فرآیند درخواست مرخصی، مرحله اول تایید باید توسط مدیر مستقیم کارمند انجام گیرد. بنابراین از چارت سازمانی می‌توان مدیر مسقیم را استخراج نمود. برخی از فرآیندها نیاز به چارت سازمانی بر اساس جایگاه فیزیکی دارند. برخی از آنها مبتنی بر گروه کاربران است. وحتی مواقعی وجود دارد که نیاز به فیلدهای سفارشی در سمت‌ها و یا واحدهای سازمانی می‌باشد. سلسله مراتب و ساختار درختی چارتهای سازمانی در کنترل دسترسی ها به صورت موروثی نیز کاربرد فراوانی دارد. در موتور گردش کار درسا همه موارد فوق در دسترس شما می‌باشد.