| معرفی نرم افزار بایگانی اسناد |
نرم افزار بایگانی اسناد اسکن شده (Document Management System) یا DMS اسناد موجود در یک سازمان را کنترل و سازماندهی می‌نماید. همچنین میتوان فرایندهای رهگیری، ذخیره‌سازی و کنترل اسناد را در آن مدیریت نمود، در مباحث مدیریتی، اسناد دارای اهمیت بسیار زیادی هستند.
بطور کلی نحوه ذخیره‌سازی، مدیریت و رهگیری اسناد الکترونیکی در سازمان را میتوان به عنوان مدیریت اسناد یا (EDMS) تعریف نمود.
امکان مدیریت میلیون‌ها سند را براحتی برای شما فراهم می‌سازد.
براحتی و به سرعت امکان جستجو در اسناد را فراهم می‌سازد.
امکان کنترل و طبقه بندی سطوح دسترسی افراد مختلف به اسناد را فراهم می‌سازد.
در زمان نیاز امکان تهیه نسخه چاپی از اسناد را فراهم می‌سازد.
می توان نسخ متعددی از اسناد تهیه و آنها را در محل امنی نگهداری کرد.
امکان طبقه بندی اسناد در گروه‌های مختلف وجود دارد.
امکان دسترسی به اسناد را از راه دور فراهم می‌سازد.
معماری پیاده سازی و بایگانی اسناد و مدارک
توجه به نظام تولید اطلاعات و ساماندهی وضعیت مدارک و پرونده ها، امری بدیهی و لزوم توجه به این مهم، مسئله‌ای کاملا درخور توجه و حیاتی است، چنانچه این کار به درستی سامان گیرد بسیاری از مشکلات مدیریتی و برنامه‌ریزی مرتفع، و از هدر روی وقت و انرژی و بودجه جلوگیری می‌شود.
امروزه تردیدی وجود ندارد که مهمترین ابزار برای استفاده بهینه از فرصت‌ها و مقابله با تهدیدها در تمام عرصه‌های فعالیت بشری، وجود اطلاعات صحیح و به هنگام است. دسته بندی و پردازش صحیح اطلاعات و مدارک مربوط به سازمان از ضروریات به شمار می‌رود. از این رو است که دستیابی به شیوه‌های نوین اطلاع رسانی و به کارگیری مناسب و مطلوب آن از سوی تمامی دست اندرکاران سازمان‌ها ضروری می‌نماید.
ساماندهی اسناد و پرونده‌ها موجب می‌شود اطلاعات صحیح، به روز، دسته بندی شده و لازم برای انجام فعالیت‌ها و تصمیم گیری‌ها در اختیار دست اندرکاران و مدیران مربوط قرار گیرد و از بسیاری از هزینه‌های مرتبط بکاهد.
دستیابی به اهداف فوق الذکر به شرط فراهم شدن امکانات زیربنایی لازم، قابل حصول خواهد بود.
1.
ایجاد سهولت در آرشیو، طبقه بندی و دسترسی به اطلاعات با بهره از نرم افزار بایگانی اسناد
2.
کاهش حجم بایگانی و امکان ذخیره الکترونیک اسناد با استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک
3.
بالا بردن ایمنی اسناد
4.
حذف عملیات تکراری و غیرضروری
5.
از بین رفتن مخاطرات ناشی از جابجایی اسناد با استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد
6.
آرشیو کلیه اسناد سازمان ( فایل‌های اسکن، فایل‌های الکترونیکی، پست‌های الکترونیک )
7.
فراهم آوردن امکان انواع جستجو بر روی متن اسناد یا فیلدهای اطلاعات
8.
دسترسی به اطلاعات با سرعت و سهولت با امکان تعریف سطوح مختلف امنیتی
9.
امکان کنترل و نظارت مدیریت بر نحوه بایگانی اسناد و نحوه دسترسی کاربران مختلف به اسناد آرشیو شده
10.
امکان تبادل اسناد به صورت الکترونیکی جهت افزایش سرعت دسترسی، سهولت در تکثیر با حفظ ایمنی و رعایت حدود دسترسی
11.
افزایش کارایی مدیران در تصمیم گیری و سرویس دهی و اطلاع رسانی بر اساس اطلاعات
طبقه بندی شده
12.
ایجاد یکپارچگی اسنادی در سازمان
13.
جلوگیری از افزونگی داده اسنادی در سازمان با نرم افزار بایگانی اسناد اسکن شده
14.
جلوگیری از انجام کارهای موازی اسنادی و کاهش هزینه
15.
افزایش راندمان اطلاعاتی سازمان با امکان دسترسی سریع و قدرتمند به کلیه داده‌های سازمان
16.
افزایش قدرت آماری و گزارشاتی مدیریتی سازمان و ارتقاء سطح داشبورد اطلاعاتی سازمان
17.
ایجاد یکپارچگی و تبدل داده سازمانی با شرکت‌های تابعه سازمان با نرم افزار بایگانی اسناد |
| تاریخ به روز رسانی: | 1398/11/16 |
| تعداد بازدید: | 12728 |