دسترسی آنلاین به DocuWare از طریق مرورگر، بدون نصب سرویس گیرنده ذخیره تمام انواع اسناد از هر منبع در کابینت فایل های الکترونیکی- ایجاد هر تعداد کابینت فایل در هر سیستم DocuWare ذخیره اسکن اسناد، فایل ها و ایمیل ها در کابینت فایل ها نمایش کابینت فایل در ساختار پوشه برای ذخیره سازی بعنوان سند، انتقال نام پوشه به عنوان محتویات فهرست (Indexing) دسترسی از طریق کلید های میانبر به مهمترین توابع در سیستم مدیریت اسناد ظرفیت ذخیره سازی تا 4 گیگابایت در هر فایل کابینت (تقریبا 42000 اسناد در هر فایل کابینت با فرض سندی که حدود 100 کیلوبایت حجم دارد) حداکثر دو میلیارد سند در هر فایل کابینت – با هر حجمی وارد کردن اسناد به سیستم با drag & drop یا زدن یک دکمه انتقال فایل ها با فرمت اصلی ذخیره اسناد به صورت فشرده (ذخیره سازی در فایل کابینت در قالب فشرده). اینکارموجب صرفه جویی در فضای هارد دیسک بدون ایجاد محدودیت برای مشتریان DocuWare می شود ذخیره اسناد رمزگذاری شده در فایل کابینت با ادغام فرآیندهای AES و RSA . اینکار اجازه می دهد که اسناد فقط توسط DocuWare قابل مشاهده باشند. حتی یک مدیر دیگر نمی تواند اسناد را مستقیما نمایش دهد (DocuWare Online: به طور پیش فرض فعال شده است) کپی اسناد از یک فایل کابینت به یک فایل کابینت دیگر - از لیست نتیجه شروع کنید

هر کاربر می تواند هر تعداد سینی اسناد الکترونیکی را در سیستم DocuWare خود ایجاد کند تا اسناد را پس از اسکن یا وارد شدن در اسناد سازماندهی شده مربوط به خود جای دهد. برای وضوح کامل: سینی اسناد می تواند به صورت جداگانه نامگذاری شود؛ پنج رنگ را می توان برای سینی اسناد انتخاب کرد. وارد کردن اسناد از فایل سیستم یا دسکتاپ به سینی سند با استفاده از drag & drop یک سند را از سینی اسناد به یک سند در لیست یا لیست کار اضافه کنید تا آن را پیوست کنید بایگانی سند به همان شیوه موجود: سند را از سینی اسناد به یک سند در لیست نتیجه drag & drop تا آن را در همان کپی فایل و با همان کلمات Index با هم بایگانی کنید. گزینه ای برای انتخاب نمایه های مختلف برای اسناد موجود در سینی سند: به عنوان مثال ترکیبی از پیش نمایش تصویر کوچک محتویات Index (index card view). این به شما این امکان را می دهد که نتایج یکپارچه سازی هوشمندانه را در یک نگاه (به طور پیش فرض، فقط با مجوز افزایشی Indexing هوشمند) اگر چند سینی اسناد باز باشند، با زبانه ها نمایش داده می شوند و با کشیدن و رها کردن مرتب میشوند. نمایش تعداد کل صفحات برای هر سند در جدول و نمایش کارت Index تنظیمات فایل های ورودی و چاپگرها بروی یک سند انجام شده و بقیه اسناد نیز از آن میتوانند تبعیت کنند. فراخوانی برنامه Scan با استفاده از دکمه در سینی سند

تخصیص معیارهای جستجو با استفاده با توجه به تعاریف مربوط به بخش ذخیره / محتویات مختلف Store را می توان در هر فایل کابینت تعریف کرد گزینه ورود سریع برای تاریخ فعلی با استفاده از کلید X پشتیبانی از ورودی ها با استفاده از mask field predefined بررسی خودکار اعتبار و اعتبار سنجی کلمات Index فهرست سازی سریع توسط اسناد قبل از Indexing در سینی اسناد. لیستی از کلمات قبلا وارد شده برای هر بخش از Store را انتخاب کنید / لینک مستقیم از ماژول "انتخاب لیست""Select List "برای پردازش انتخاب مربوطه. لیست انتخاب " Select List "ثابت: مشخص کردن کلمات برای زمینه های تعریف شده برای اطمینان از طبقه بندی منحصر به فرد. فهرست انتخاب خارجی: مشخص کردن کلمات فهرست (Index) از پایگاه داده های خارجی. فهرست انتخاب خارجی: مشخص کردن کلمات فهرست (Index) از فایل های خارجی. هنگام ذخیره سازی، لیست انتخابی فیلتر شده را انتخاب کنید. ذخیره سازی خودکار اسناد قبل از فهرست سازی شمارش خودکار اسناد هنگام ذخیره سازی در سیستم مدیریت اسناد زمانی که با استفاده از Windows Explorer Client وارد میشوید، نام دایرکتوری به عنوان یک کلمه index ذخیره می شود. پشتیبانی از ورودی نام Index بدون خطا با استفاده ازورودی های از پیش تعریف شد شناسایی فیلدهای اجباری با ستاره (*) در گفتگوهای Store و اطلاعات. تغییر index ورودی هنگام شمارش چندین اسناد در یک زمان فهرست سازی (Indexing) کامل هنگام ذخیره اسناد دستی:کلمات Index که قبلا وارد شده اند برای جستجو در کابینت فایل مورد استفاده قرار می گیرند.سند در کابینت فایل که حاوی همان کلمات فهرست است و اخیرا ذخیره شده است برای تکمیل کلمات شاخص گم شده استفاده می کند. این کار سریع و کارآمدتر برای ذخیره اسناد مشابه است. استفاده از بارکد برای آرشیو دستی: خواندن بارکد ها با استفاده از فهرست بندی (Indexing) یک کلیک و کپی آنها بهStoreبه عنوان یک مقدار مناسب (مجوز بارکد و فرم های اضافی مورد نیاز)

جستجوی سند با استفاده از کلمات فهرست (Index) جستجو چندین فایل کابینت به صورت همزمان در سیستم دیریت اسناد گزینه ای برای وارد کردن عبارات فهرست با کلمات علامت ها - ستاره، و غیره گزینه ورود سریع برای تاریخ فعلی با استفاده از کلید x انتخاب لیست (Select list) برای هر فیلد جستجو اطمینان حاصل می کند که کلمات شاخص می توانند به سرعت و بدون خطا وارد شوند. جستجو با اپراتورهای منطقی AND، OR و NOT (شامل فیلترهای Index) ذخیره سازی خودکار 5 جستجوی آخر و استفاده دوباره آسان از آن صرفه جویی در جستجوی فردی، که اغلب مورد نیاز است: به عنوان یک لیست در DocuWare (مجوز مورد نیاز اضافی Task Manager)، میانبر بر روی دسکتاپ، یا به صورت بخش مورد علاقه در مرورگر شما جستجوی سلسله مراتبی با استفاده از لیست های انتخاب (Select List) تعریف فیلدهای مورد استفاده برای انتخاب در Select List لینک های پویا: تمام سندهای متعلق به هر فرآیند می توانند در لیست نتایج جستجوی دیگری که با یک کلمه شاخص (Index) یکسان تعریف شده است، به طور مستقیم در لیست نتایج فراخوانی شود. برای مثال، تمام اسناد با همان نام پروژه می توانند در یک لیست نتیجه (Result List)مرتبط نمایش داده شوند. نمایش فایل کابینت در ساختار پوشه برای دسترسی مستقیم به اسناد بدون پر کردن کادر جستجو

اسناد میتوانند به صورت های زیر خارج بشوند: سینی اسناد، ایمیل،فایل سیستمی ایجاد یک درخواست DocuWare از یک لیست نتیجه(result List) خروج لیست نتایج به عنوان فایل CSV (فهرست نتایج کل یا فقط ورودی های صفحه لیست نتایج که در حال حاضر نمایش داده می شوند) نمایش اسناد بایگانی شده اسناد با پیوست(Attach) در لیست نتایج با یک نماد شناسایی می شوند. نمایش اسناد در DocuWare Viewer - تمام فرمت های فایل های معمولی پشتیبانی می شوند. دانلود اسناد از Docuware به صورت PDF و یا فرمت اصلی سند فرمت های مختلف فایل نیز می تواند در یک سند منطقی نمایش داده شود/ به طور مثال برای فرمت پیوست ایمیل ها قابلیت باز شدن چندین سند در پنجره های جداگانه جهت مشاهده همزمان (ZOOM)زوم برای یک سند به صورت خودکار برای نمایش اسناد فعال میشود با استفاده از گزینه "Fit to width for display optimum".اسناد در عرض مطلوب بدون حاشیه در Viewer نمایش داده میشوند بهبود تصویر خودکار در DocuWare Viewer: Rotate and/or deskew صفحه نمایش فوری از سند DocuWare Viewer بازخوانی (Refresh) خودکار سند بعد از ویرایش در بخش Viewer

Fulltext اتوماتیک در فایل کابینت ها بدون در نظر گرفتن پایگاه داده مورد استفاده فهرست بندی کامل متن اسناد اسکن شده با به رسمیت شناختن قدرتمند متن و سایر فرمت های رایج با یک فیلتر متنی یکپارچه گزینه ای برای جستجوی تمام متن با کلمات قبل و بعد گزینه ای برای جستجوی عبارت و جستجوی مسیر نمایش متن در جستجو و فهرست بندی (علاوه بر مشاهده تصویر thumbnailو نام اسناد): نمایش بخش اول متن، که شامل عبارت جستجو (highlighted) است. در DocuWare Viewer، اصطلاحات جستجوی متن کامل در سند، در صفحه نمایش اسناد اسکن شده و سایر اسناد موجود در Coded اطلاعات (CI) مشخص شده است. مرتب سازی نتایج جستجو متن کامل(Fulltext Search) با توجه به ارتباط، یعنی فرکانس کلمه index. شناخت خودکار زبان اسناد (به استثنای زبان یونانی و سیریلیک) ویرایش اسناد اسناد بایگانی شده را می توان در ویرایشگر باز کرد و ویرایش کرد. اضافه کردن یک سند موجود از یک سینی به یک سند در فایل کابینت اسناد آرشیو شده را در DocuWare Viewer باز کنید و اسناد خود را ویرایش کنید: اسناد را با پوشه ها علامت گذاری و حاشیه نویسی کنید - سند اصلی تغییر نکرده است. جعبه اطلاعات را برای سند فعلی باز کنید تا ورودی های فهرست را مشاهده کنید و در صورت لزوم آنها را تغییر دهید. نمایش سند در نمایشگر با گفت و گو شاخص خواص فایل ها در دکمه Viewer نمایش داده می شوند و با کلیک روی آنها به فیلدها کپی می شوند. گزینه های ویرایش متعدد در DocuWare Viewer: عبارات متن را می توان با استفاده از یک مستطیل یا دایره ای در هر رنگ، شفاف یا مات، و یا با خط آزاد دست نشان داد. یادداشت های متن را می توان در هر مکان در سند قرار داد - هر فونت، اندازه و رنگ را می توان انتخاب کرد. حاشیه نویسی را می توان با یک دست خط وارد کرد، به عنوان مثال امضا بر روی صفحه نمایش لمسی تنظیمات سفارشی برای همه ابزارها ، برای مثال اندازه فونت یا رنگ. قابلیت برجسته کردن (highlighted)عبارات متن در هر صفحه ای از یک فایل فهرست سازی با یک کلیک: با استفاده از ماوس، کلمات، تاریخ ها و اعداد را انتخاب کنید و تنها با یک کلیک آنها را در یکStore قرار دهید. شناخت خودکار زبان سند امکان پذیر است (به استثنای زبانهای یونانی و سیریلیک) فهرست سازی با یک کلیک - هنگام وارد کردن اسناد با استفاده از DocuWare Import: بارکد را انتخاب کنید تنها با یک کلیک آنرا به Store انتقال دهید(مجوز بارکد و فرم های اضافی مورد نیاز) کپی کردن متن به کلیپ بورد برای استفاده از آن در برنامه های دیگر (فعال به طور پیش فرض). مجموع پنج سطح پوشش می تواند به صورت جداگانه باشد. (shown/ hidden) سطوح حاشیه نویسی را با سند ترکیب کنید تا تمام حاشیه نویسه ها و تمبرها را به طور دائمی داشته باشید. پوشش ها (Overlayer)را می توان با سند چاپ کرد

تمبرهای شخصی و عمومی در DocuWare Viewer برای پردازش اسناد ،اساس گردش کار (workflows) برروی مدیریت فرآیندها با تمبرها(stamp) شروع می شود. تعیین رمز عبور برای تمبر جهت افزایش امنیت برای فرآیندهای تمبر سفارشی کردن تمبرها، به عنوان مثال با امضای اسکن شده و همچنین تاریخ تمبر ، زمان و شناسه کاربری امضا شخصی تمبرها را می توان با اضافه کردن زمینه های فرم سفارشی کرد: گزینه ای برای وارد کردن اطلاعات متغیر هنگام استفاده از تمبر (از جمله استفاده از لیست های انتخابی ثابت و خارجی - نه برای BUSINESS Server). تنظیم امضای الکترونیکی با استفاده از تمبر برای مهر زنی سریع، تمبرها را به طور مداوم فعال کنید تمبرها را می توان برای اسناد اسکن شده و Office، PDF و سایر فرمت های فایل استفاده کرد گردش کار بر اساس مدیر وظیفه: با تنظیم یک تمبر، حداکثر تا پنج ورودی فهرست انتخاب شده را در یک سند تغییر دهید. پس از امضای یک سند ، به طور خودکار یکی از لیست فعلی و یا سینی اسناد را باز می کند. بسته شدن نمایشگر بعد از اعمال تمبر به صورت خودکار مدیریت نسخه خودکار: یک نسخه جدید برای هر سند به طور مستقیم در فایل کابینه پردازش شده است. مدیریت دستی نسخه: کنترل نسخه در هر سند با بررسی و چک کردن اسناد قفل شده نمایش تاریخ نسخه و گزینه برای بازگشت به نسخه های قبلی امضای ساده را با استفاده از تمبر تنظیم کنید

هر سند را از طریق ایمیل به طور مستقیم از سینی سند DocuWare یا Viewer ارسال کنید. ارسال قسمت هایی از اسناد از طریق ایمیل،. فایلهای تک. ارسال چندین اسناد به طور همزمان از طریق ایمیل به طور مستقیم از یک لیست ارسال لینک به یک سند از طریق ایمیل ارسال لینک به یک لیست نتایج از طریق ایمیل در سیستم مدیریت اسناد یک لینک به یک سند بایگانی شده یا یک لیست نتیجه کپی کنید تا آن را در سایر اسناد یا برنامه ها نیز وارد شود از سیستم ایمیل MAPI سازگار استفاده کنید

سفارشی کردن ستونها و توابع برای لیست نتایج ستون در لیست های نتیجه می تواند در یک زمان به صورت جداگانه (فعال / غیر فعال) طبقه بندی شود در بالای لیست امکان نمایش تعداد اسناد موجود در لیست وجود دارد و با تغییر سند highlight می شود. سفارشی سازی محتوای جستجو و محل ذخیره برای کاربران و یا گروه ها نمایش توابع مخصوص کاربر به طور مستقیم از طریق لیست نتایج و تاریخچه سند (توابع در Administration مشخص شده اند) حداکثر وضوح خواندن در یک منطقه کوچک با توجه به بهینه سازی صفحه نمایش ورود خودکار (Single Sign-On) با صرفه جویی در ID DocuWare در کوکی از ورود ویندوز برای ورود به DocuWare استفاده کنید(Single SignOn) زبان رابط کاربری را می توان به صورت آزادانه در تنظیمات شخصی انتخاب کرد به روز رسانی DocuWare:پیام خودکار از نسخه های جدید DocuWare یا اصطلاحات برای Components و برنامه های DocuWare Client که در دسترس هستند. ایجاد یک سابقه داده بدون سند در فایل کابینت ، به عنوان مثال به منظور پیوستن مدارک مراحل پایین نرم افزار DocuWare Printer: ذخیره اسناد با استفاده از عملکرد چاپ در برنامه های خود برای عملکردهای برنامه Printer DocuWare، بخش «DocuWare Printer App» و «تنظیم پیکربندی برنامه Printer DocuWare» را در فصل «DocuWare Desktop Apps» ببینید.

برای عملکرد برنامه DocuWare Scan، بخش "DocuWare Scan App" را در فصل "DocuWare Desktop Apps" ببینید. برنامه ورود اطلاعات DocuWare: پوشه ها و اسناد ورودی را بررسی می کند برای عملکردهای برنامه ورودی DocuWare، فصل "Import DocuWare" و بخش "تنظیمات ورودی" را در فصل "DocuWare Desktop Apps" ببینید.

دسترسی به سیستم از طریق اینترانت و / یا اینترنت مجوز کاربر از طریق نام کاربری و رمز عبور کاربر مجوز کاربر از طریق ورود مجدد دسترسی به سیستم DocuWare با استفاده از نام کاربری DocuWare (رمز عبور مورد نیاز نیست) از طریق یک برنامه شخص ثالث قابل اعتماد. سرور تأیید هویت: مجوزها و کاربران را مدیریت می کند، دسترسی کاربر به ویژگی ها و اسناد را میدهد، تمام تنظیمات را مدیریت می کند. سرور محتوا: مدیریت اسناد، کنترل دسترسی به فایل ها و داده های فهرست. جریان کار سرور: مدیریت و کنترل فرآیندهای دسته ای و فرآیندهای برنامه ریزی خودکار Workflow Engine Server: ذخیره و مدیریت گردش کارها و نمونه کارهای کاری برای مدیر Workflow. AP HTTP Server: اسناد را از SAP در DocuWare ذخیره می کند Load balancing : بارگذاری اتوماتیک هنگام دسترسی به فایل کابینت DocuWare System تکمیل شده با ساخت Fulltext Server از فهرست کامل متن سیستم DocuWare با کاوش کوچک تصویر بند انگشتی برای سینی سند در DocuWare و نمایش چند صفحه ای تکمیل شده است. سیستم DocuWare تکمیل شده با هشدار از طریق سرور -مدیریت اعلان ها توانایی مشتری: امکان ایجاد سازمان های متعدد در هر سیستم

مدیریت بایگانی و ذخیره اسناد: مدیریت مرکزی مستقل از رسانه فیزیکی physical medium اتصالات و مجوزها (پایگاه داده ها و فایل ها): اداره مرکزی در سطح سیستم؛ همه می توانند از طریق پایگاه داده های آزمایش شده توسط DocuWare (مایکروسافت-SQL، اوراکل، MySQL)یکپارچه شوند عملکرد و مقیاس پذیری: استفاده از چندین سرور محتوا در دستگاه های فیزیکی مختلف (حجم)، استفاده از پایگاه های داده های مختلف: کابینت فایل ها می تواند در بین پایگاه های مختلف در دستگاه های فیزیکی مختلف (حجم) توزیع شود، هیچ محدودیتی در برنامه پایگاه داده (پایگاه داده های مختلف مجاز در یک سیستم مشابه) وجود ندارد. بررسی اجمالی از کاربران وارد شده و مجوز استفاده در سیستم DocuWare

لیست های استاتیک را انتخاب کنید: یکبار خواندن داده ها از سیستم های خارجی (پایگاه داده ها) لیست های استاتیک را انتخاب کنید: یکبار خواندن داده ها از سیستم های خارجی (فایل های متنی) یا یک بار ورود داده ها. لیست های انتخاب خارجی: پرسش های پویا از سیستم های خارجی تولید فهرست های انتخابی (به عنوان مثال سیستم های ERP، پایگاه های داده). تخصیص لیست انتخاب برای فهرست زمینه ها و گفتگو راه اندازی یک حساب مهمان برای هر سازمان مرور اجمالی کاربران وارد شده و مجوز استفاده در سازمان مربوطه DocuWare

حداقل طول زمینه(متن) پیچیدگی: کاراکترهای بالا و پایین حروف، اعداد و کاراکترهای خاص می توانند به عنوان الزامات رمز عبور جداگانه تنظیم شوند تنظیم تاریخ انقضا تعداد تلاش های مجاز را تنظیم کنید و در صورتیکه از حد مجاز گذشت کلاینت مسدود می شود دریافت اطلاعیه جهت یادآوری تغییر گذرواژه ، زمانی که اعتبار گذرواژه شما به پایان می رسد محدودیت زمانی برای گذرواژههای کاربرهای شخصی را غیرفعال کنید، برای مثال اگر حساب های آنها فقط برای گردش کار استفاده شود.